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E-Rechnungspflicht: Was ab wann für wen gilt

Deutschland · XRechnung / ZUGFeRD (EN 16931)

Empfang: Pflicht seit 2025 Versand: ab 2027 / 2028 XRechnung / ZUGFeRD Jede Angabe mit Quelle

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden folgt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und am 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Beides gilt für inländische B2B-Umsätze; gesetzliche Ausnahmen (u. a. Kleinunternehmer) bleiben bestehen. Jede Angabe auf dieser Seite trägt eine offizielle Quelle.

Jetzt wichtig: E-Rechnungen empfangen können ist seit dem 1. Januar 2025 für alle Pflicht.

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Die vier Eckdaten auf einen Blick

Empfangspflicht seit

1. Januar 2025 – für alle inländischen Unternehmen

Versandpflicht ab

1. Januar 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz · 1. Januar 2028 alle übrigen (B2B, gesetzliche Ausnahmen bleiben)

Zulässige Formate

EN 16931 – u. a. XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1

Bei Nichteinhaltung

Vorsteuerabzug des Kunden in Gefahr · Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG)

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Deutschland

In Kraft XRechnung / ZUGFeRD (EN 16931)

  1. 01.01.2025

    Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (B2B)

  2. 01.01.2027

    Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen versenden

  3. 01.01.2028

    Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen – für inländische B2B-Umsätze; gesetzliche Ausnahmen (u. a. Kleinunternehmer) bleiben

Offizielle Dokumente

Sanktionen bei Nichteinhaltung

  • War eine E-Rechnung verpflichtend, wurde aber stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt, liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor — der Empfänger verliert grundsätzlich den Vorsteuerabzug, sofern keine Berichtigung erfolgt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE). Quelle ↗
  • § 26a Abs. 2 UStG: Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € belegt werden. Quelle ↗

Letzte Änderungen

  • 2025-10-15 Zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Regelungen zu Formatfehlern, Validierung und Rechnungsberichtigung sowie Klarstellung, dass eine sonstige Rechnung keinen Vorsteuerabzug ermöglicht, wenn eine E-Rechnung verpflichtend war. ↗
  • 2026-03-23 Das BMF hat die offiziellen FAQ zur E-Rechnung aktualisiert (Übergangsfristen bis Ende 2026/2027, Empfangspflicht, Formate, Ausnahmen). ↗

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html · Geprüft am 16.07.2026

Europäische Union

Geplant ViDA — VAT in the Digital Age

  1. 01.07.2030

    ViDA: digitale Meldepflicht und E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze

Offizielle Dokumente

Letzte Änderungen

  • 2025-03-11 Der Rat hat das ViDA-Paket verabschiedet (eine Richtlinie, zwei Verordnungen); veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 25. März 2025. ↗
  • 2025-04-14 ViDA ist in Kraft getreten: Mitgliedstaaten dürfen inländische E-Rechnungspflichten nun ohne individuelle EU-Ausnahmegenehmigung einführen. ↗

Quelle: https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en · Geprüft am 16.07.2026

Ausnahmen: Wer keine E-Rechnungen ausstellen muss

Die Versandpflicht kennt gesetzlich geregelte Ausnahmen – beim Empfangen gibt es dagegen praktisch keine. Alle Ausnahmen unten sind direkt an den Gesetzestexten geprüft (UStG und UStDV auf gesetze-im-internet.de).

Vom verpflichtenden Versand ausgenommen

  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Rechnungen über ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden – für diese Umsätze gilt keine Versandpflicht.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV).
  • Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV).
  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG) – die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Beim Empfangen: praktisch keine Ausnahmen

  • Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen – auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
  • Laut BMF-FAQ genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach; einer E-Rechnung müssen Sie als Empfänger nicht zustimmen.

Wichtig: Eine Ausnahme beim Versenden ist keine Ausnahme beim Empfangen. Auch wer für seine Umsätze keine E-Rechnung ausstellen muss – etwa Kleinunternehmer –, muss eingehende E-Rechnungen seit 2025 annehmen können.

§ 34a UStDV im Wortlaut (gesetze-im-internet.de) ↗ · Ausnahmen an den Gesetzestexten geprüft am 21.07.2026

Was Sie jetzt konkret tun: drei Schritte

1

Prüfen, was für Sie gilt

Drei Fragen zu Land, Rechtsform und Umsatz – Sie sehen sofort, ab wann Empfangs- und Versandpflicht Sie treffen, mit offizieller Quelle zu jeder Antwort.

Zum Pflicht-Check →
2

Software auf E-Rechnung prüfen

Fast alle geprüften Programme erstellen XRechnung und ZUGFeRD – beim Versand über Peppol trennt sich das Feld. Alle E-Rechnungs-Funktionen im Überblick, jeder Wert mit Quelle und Prüfdatum.

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3

Preise und alle Funktionen vergleichen

Der vollständige Vergleich zeigt Preise (inklusive Jahreszahlungs-Hinweis), Bewertungen und alle weiteren Funktionen – bewusst alphabetisch sortiert, ohne Ranking.

Zum vollständigen Vergleich →

So vergleichen wir: die Methodik

Vertiefung im Ratgeber: E-Rechnungspflicht in Deutschland: Zeitplan, Formate und was Sie jetzt tun müssen · Die 800.000-€-Grenze: Wer ab 2027 E-Rechnungen versenden muss · E-Rechnung archivieren: acht Jahre, und was genau aufbewahrt werden muss · Wann Sie keine E-Rechnung ausstellen müssen: die Ausnahmen im Überblick

Häufige Fragen

›Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931). Eine PDF enthält nur ein Abbild, keine Strukturdaten.

›Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt; ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen – jeweils für inländische B2B-Umsätze und vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen (etwa Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

›Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen – ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.

›Welche Formate sind zulässig?

Formate nach EN 16931 – insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL laut BMF-FAQ ausgenommen sind. Details regelt das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

›Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Wo die E-Rechnung Pflicht ist, gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung – das gefährdet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Zudem kann das Nichtausstellen nach § 26a UStG mit bis zu 5.000 € Bußgeld geahndet werden.

›Gibt es Ausnahmen?

Ja: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze sind laut BMF-FAQ ausgenommen. Für alles andere gilt die Pflicht.

›Welche Übergangsfristen gelten beim Versenden?

Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Papier/andere Formate noch bis Ende 2026 genutzt werden (alle Unternehmen) bzw. bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € und für bestehende EDI-Verfahren (§ 27 Abs. 38 UStG).

›Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen versenden?

Für ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze: nein – solche Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, etwa als PDF oder auf Papier. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.

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