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E-Rechnungspflicht: der Zeitplan

Was Ihr Unternehmen wann können muss — geprüft anhand offizieller Quellen.

🇩🇪

Deutschland

In Kraft XRechnung / ZUGFeRD (EN 16931)

  1. 01.01.2025

    Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (B2B)

  2. 01.01.2027

    Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen versenden

  3. 01.01.2028

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden

Offizielle Dokumente

Sanktionen bei Nichteinhaltung

  • War eine E-Rechnung verpflichtend, wurde aber stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt, liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor — der Empfänger verliert grundsätzlich den Vorsteuerabzug, sofern keine Berichtigung erfolgt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE). Quelle ↗
  • § 26a Abs. 2 UStG: Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € belegt werden. Quelle ↗

Letzte Änderungen

  • 2025-10-15 Zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Regelungen zu Formatfehlern, Validierung und Rechnungsberichtigung sowie Klarstellung, dass eine sonstige Rechnung keinen Vorsteuerabzug ermöglicht, wenn eine E-Rechnung verpflichtend war. ↗
  • 2026-03-23 Das BMF hat die offiziellen FAQ zur E-Rechnung aktualisiert (Übergangsfristen bis Ende 2026/2027, Empfangspflicht, Formate, Ausnahmen). ↗

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html · Preis geprüft am 16.07.2026

🇪🇺

Europäische Union

Geplant ViDA — VAT in the Digital Age

  1. 01.07.2030

    ViDA: digitale Meldepflicht und E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze

Offizielle Dokumente

Letzte Änderungen

  • 2025-03-11 Der Rat hat das ViDA-Paket verabschiedet (eine Richtlinie, zwei Verordnungen); veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 25. März 2025. ↗
  • 2025-04-14 ViDA ist in Kraft getreten: Mitgliedstaaten dürfen inländische E-Rechnungspflichten nun ohne individuelle EU-Ausnahmegenehmigung einführen. ↗

Quelle: https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en · Preis geprüft am 16.07.2026

Häufige Fragen

›Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931). Eine PDF enthält nur ein Abbild, keine Strukturdaten.

›Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt; ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

›Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen — ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.

›Welche Formate sind zulässig?

Formate nach EN 16931 — insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL laut BMF-FAQ ausgenommen sind. Details regelt das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

›Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Wo die E-Rechnung Pflicht ist, gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung — das gefährdet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden (BMF-Schreiben 15.10.2025). Zudem kann das Nichtausstellen nach § 26a UStG mit bis zu 5.000 € Bußgeld geahndet werden.

›Gibt es Ausnahmen?

Ja: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze sind laut BMF-FAQ ausgenommen. Für alles andere gilt die Pflicht.

›Welche Übergangsfristen gelten beim Versenden?

Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Papier/andere Formate noch bis Ende 2026 genutzt werden (alle Unternehmen) bzw. bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € und für bestehende EDI-Verfahren (§ 27 Abs. 38 UStG).

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