Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931). Auch andere EN-16931-konforme Formate sind zulässig, etwa UBL, die Syntax hinter Peppol BIS. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes: sie enthält keine maschinenlesbaren Strukturdaten.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG geändert hat. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Anwendung in einem BMF-Schreiben konkretisiert.
Der Zeitplan
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (inländische B2B-Umsätze) |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden |
Wichtig: Die Empfangspflicht seit 2025 gilt ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist — auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus, aber ohne Software, die XRechnung/ZUGFeRD auslesen und archivieren kann, ist die Rechnung praktisch nicht verarbeitbar.
Und es geht weiter: Ab dem 1. Juli 2030 kommen über das EU-Paket ViDA zusätzliche Melde- und E-Rechnungspflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze hinzu — die deutsche E-Rechnungspflicht ist der erste Schritt in diese Richtung.
Was bedeutet das konkret?
- Empfangen (heute schon Pflicht): Ihre Software muss strukturierte Rechnungen einlesen, anzeigen und GoBD-konform archivieren können.
- Versenden (2027/2028): Ihre Software muss valide XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen können.
- Aufbewahrung: Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss revisionssicher aufbewahrt werden.
Welche Software kann das?
In unserem Vergleich prüfen wir für jedes Rechnungsprogramm, ob es XRechnung und ZUGFeRD erzeugen, empfangen und archivieren kann — mit Quelle und Prüfdatum je Angabe.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium der Finanzen — bundesfinanzministerium.de
- E-Rechnung des Bundes — e-rechnung-bund.de
- KoSIT / XRechnung-Standard — xoev.de
Prüfen Sie Fristen immer gegen die offiziellen Quellen — Termine können sich durch Gesetzgebung ändern.