DeutschlandE-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar so, dass der strukturierte Datensatz unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck genügt nicht, und bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist die sichtbare PDF nicht das Original. Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Acht Jahre, nicht mehr zehn
Für Buchungsbelege — und dazu zählen Ein- und Ausgangsrechnungen — wurde die Aufbewahrungsfrist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO). Ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung ist also acht Jahre vorzuhalten. Was das bei einer E-Rechnung bedeutet, sagt das BMF so:
„Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.“
Die Frist beginnt weiterhin mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es dagegen bei zehn Jahren — die Verkürzung betrifft die Belege, nicht die Bücher.
Was genau aufbewahrt werden muss
Der strukturierte Datensatz ist das aufbewahrungspflichtige Original. Drei Dinge gehen dabei in der Praxis regelmäßig schief:
- Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Papier kann den XML-Datensatz nicht wiedergeben und erfüllt die Anforderung damit nicht.
- Bei ZUGFeRD zählt der eingebettete XML-Teil. Die PDF ist nur das Sichtformat; wer sie neu erzeugt und dabei die eingebetteten Daten verliert, hat das Original nicht mehr.
- Beim Umwandeln bleibt das Original aufbewahrungspflichtig. Wird die Datei in ein anderes Format überführt, muss der ursprüngliche strukturierte Teil weiterhin unversehrt vorliegen.
Unveränderbar heißt: nachweisbar unverändert
Über die reine Aufbewahrung hinaus gelten die allgemeinen Anforderungen der GoBD: Die Ablage muss so beschaffen sein, dass Belege nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können und der Weg vom Beleg zur Buchung nachvollziehbar bleibt. Ein Ordner auf einem Netzlaufwerk, in dem jeder Dateien überschreiben kann, genügt damit nicht als Archiv — unabhängig davon, wie sorgfältig er gepflegt wird.
Was das für Ihre Software bedeutet
Prüfen Sie bei Ihrem Programm oder Ihrem Archivsystem drei Punkte:
- Wird die eingehende Datei im Original gespeichert — nicht nur eine daraus erzeugte PDF oder ein Buchungssatz?
- Ist die Ablage revisionssicher, also gegen unbemerkte Änderung geschützt und protokolliert?
- Kommen Sie acht Jahre lang an die Dateien heran, auch nach einem Anbieterwechsel? Ein Export der Originaldateien sollte jederzeit möglich sein.
Unsere E-Rechnung-Übersicht zeigt pro Programm, was es beim Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen kann — jede Angabe mit Quelle und Prüfdatum, erhoben nach unserer Methodik.
Offizielle Quellen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen: gesetze-im-internet.de
- BMF — FAQ „E-Rechnung“, Abschnitt zur Aufbewahrung: bundesfinanzministerium.de
Alle Angaben in diesem Artikel wurden am 26. August 2026 an den offiziellen Quellen geprüft.
Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Fristen und Anforderungen immer gegen die offiziellen Quellen — Regelungen können sich ändern.