Die 800.000-€-Grenze: Wer ab 2027 E-Rechnungen versenden muss

Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte, muss seine inländischen B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung versenden. Wer darunter bleibt, hat noch bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. E-Rechnungen empfangen können müssen dagegen längst alle — seit dem 1. Januar 2025, ohne Umsatzgrenze. Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was im Gesetz steht

Die Versandpflicht gilt im Grundsatz seit dem 1. Januar 2025; abgemildert wird sie nur durch die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG. Davon gibt es zwei:

Die zweite Übergangsregelung knüpft an den Gesamtumsatz „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr“. Wer diese Grenze überschreitet, verliert die Verlängerung: Für ihn endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2026.

Welches Jahr zählt?

Maßgeblich ist immer das unmittelbar vorangegangene Kalenderjahr. Für Rechnungen, die Sie 2027 ausstellen, zählt also Ihr Gesamtumsatz aus 2026. Das ist die Zahl, die Sie jetzt im Blick behalten sollten: Sie entscheidet darüber, ob die Versandpflicht für Sie am 1. Januar 2027 beginnt — nicht der Umsatz des laufenden Jahres.

Die Prüfung wiederholt sich jedes Jahr aufs Neue. Ein Unternehmen, das 2026 unter der Grenze bleibt, darf 2027 weiter auf Papier oder als PDF fakturieren. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen; die gesetzlichen Ausnahmen bleiben davon unberührt.

Gesamtumsatz heißt nicht Gewinn

Die 800.000 € beziehen sich auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG, nicht auf Gewinn, Rohertrag oder den Umsatz eines einzelnen Geschäftsbereichs. Wer mehrere Tätigkeiten in einem Unternehmen bündelt, rechnet sie zusammen.

Bis wann Sie noch PDF verschicken dürfen — und die Bedingung, die oft übersehen wird

Solange die Übergangsfrist für Sie läuft, dürfen Sie weiter eine „sonstige Rechnung“ ausstellen: Papier oder zum Beispiel eine PDF-Datei per E-Mail. Dabei wird eine Voraussetzung regelmäßig übersehen, die schon vor der Reform galt und weiter gilt — das BMF formuliert sie so:

„Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann — wie bisher — nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.“

Papier dürfen Sie ohne Rückfrage verschicken, eine PDF nicht: Dafür brauchen Sie das Einverständnis des Empfängers. Nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist entfällt diese Möglichkeit ganz — dann erfüllt nur noch das strukturierte Format die Anforderungen.

Die Empfangspflicht gilt längst für alle

Die Übergangsfristen betreffen ausschließlich das Versenden. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen — ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist und unabhängig davon, ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen. Was beim Aufbewahren gilt, steht in unserem Ratgeber zur Archivierung.

Was jetzt zu tun ist

1. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Er entscheidet darüber, ob Sie ab dem 1. Januar 2027 versenden müssen — der Pflicht-Check führt Sie in vier Fragen durch Ihre Lage.
2. Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen erzeugen kann — XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931. Unser Vergleich zeigt das pro Programm, mit Quelle und Prüfdatum je Angabe, nach unserer Methodik.
3. Klären Sie die Ausnahmen. Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht — welche nicht, steht in unserem Ratgeber zu den Ausnahmen.

Offizielle Quellen

• § 27 Abs. 38 UStG — die Übergangsregelungen im Wortlaut: gesetze-im-internet.de
• § 19 Abs. 2 UStG — Begriff des Gesamtumsatzes: gesetze-im-internet.de
• BMF — FAQ „E-Rechnung“: bundesfinanzministerium.de

Alle Gesetzeszitate in diesem Artikel wurden am 26. August 2026 an den offiziellen Quellen geprüft.

Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Grenzen und Fristen immer gegen die offiziellen Quellen — Regelungen können sich ändern.