XRechnung ist das deutsche XML-Format für E-Rechnungen nach der Norm EN 16931, gepflegt von der KoSIT. Wer Bundesbehörden Rechnungen stellt, muss es heute schon verwenden; für die B2B-Pflicht (Versand ab 2027/2028) ist XRechnung eines der zulässigen Formate. Welche Rechnungsprogramme XRechnungen erstellen, empfangen und übermitteln können, zeigt unsere laufend geprüfte E-Rechnung-Übersicht — jeder Wert mit Quelle und Prüfdatum.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine rein strukturierte XML-Datei: maschinenlesbar, ohne Sichtformat. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt und regelmäßig in neuen Versionen veröffentlicht — Software muss also aktuell gehalten werden. Zum Lesen braucht ein Mensch einen Viewer oder ein Programm, das die Daten aufbereitet.

Zwei Dinge werden oft verwechselt:

  • ZUGFeRD ist das Hybridformat (PDF mit eingebettetem XML) — ab Version 2.0.1 ebenfalls EN-16931-konform. An die Plattformen des Bundes wird das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG allerdings „nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat“ angenommen.
  • Peppol ist kein Format, sondern der Übertragungsweg: ein Netzwerk, über das strukturierte Rechnungen zugestellt werden. Der Bund nutzt es für seinen Rechnungseingang.

Wer braucht XRechnung heute schon?

Lieferanten des Bundes (B2G): Wer Rechnungen an die Bundesverwaltung stellt, muss sie elektronisch einreichen (E-Rechnungsverordnung, § 3) — laut dem offiziellen Portal ist dafür „grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden“. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 €. Adressiert wird der Empfänger über die Leitweg-ID; eingereicht wird über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes — per Webformular, Upload, E-Mail oder Peppol. Für Rechnungen an Landes- und Kommunalbehörden gelten eigene Regeln je Bundesland; welche, listet e-rechnung-bund.de.

Alle Unternehmen (B2B): Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen — auch XRechnungen — empfangen können. Die Pflicht, selbst strukturiert zu versenden, folgt ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 für alle übrigen Unternehmen — jeweils für inländische B2B-Umsätze, vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen. XRechnung erfüllt diese Pflicht; den vollständigen Zeitplan mit allen Ausnahmen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.

Worauf Sie bei Software achten

  1. Erstellen aus den Rechnungsdaten: Das Programm erzeugt die XRechnung direkt aus Ihren Rechnungspositionen — kein nachträgliches Konvertieren einer PDF.
  2. Leitweg-ID-Feld: Für Behördenrechnungen muss die Leitweg-ID strukturiert mitgegeben werden können.
  3. Übermittlungsweg: E-Mail und Portal-Upload genügen; Peppol automatisiert Zustellung und Empfangsbestätigung.
  4. Empfangen und anzeigen: Eingehende XRechnungen müssen lesbar gemacht werden — der XML-Datensatz ist das Original.
  5. Archivierung: Der strukturierte Datensatz ist aufzubewahren, nicht nur ein PDF-Abbild.

Welche Programme können es?

Wir führen bewusst keine Liste in diesem Artikel: Funktionswerte ändern sich, und jede Angabe braucht eine Quelle und ein Prüfdatum. Beides finden Sie in der E-Rechnung-Übersicht mit den XRechnung-, ZUGFeRD- und Peppol-Werten aller Programme — und im vollständigen Vergleich mit Preisen und allen weiteren Kriterien. Was wir nicht belegen können, zeigen wir als „unbekannt“ — niemals geraten.

Offizielle Quellen

Alle Angaben in diesem Artikel wurden am 21. Juli 2026 an den oben genannten offiziellen Quellen geprüft.

Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Anforderungen im Zweifel gegen die offiziellen Quellen — Standards und Regeln werden laufend aktualisiert.