Nein — für ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen versenden. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025. Rechnungen über diese steuerfreien Umsätze dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV dauerhaft als „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden — also auf Papier oder als einfache PDF. Die Empfangspflicht gilt dagegen ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Seit der Neuregelung zum 1. Januar 2025 sind diese Umsätze steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG) — und genau an diese Steuerbefreiung knüpft die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht an.
Keine Versandpflicht — der Gesetzestext
Die E-Rechnungspflicht steht in § 14 Abs. 2 UStG: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind als E-Rechnung auszustellen. Für Kleinunternehmer macht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung davon aber eine dauerhafte Ausnahme. § 34a Satz 4 UStDV im Wortlaut:
„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung übermittelt werden."
Eine „sonstige Rechnung“ ist jede Rechnung, die keine E-Rechnung nach EN 16931 ist — Papier oder etwa eine gewöhnliche PDF. Das „immer“ unterscheidet die Kleinunternehmer-Ausnahme von den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG: Die laufen 2026/2027 aus, die Kleinunternehmer-Ausnahme läuft nicht aus.
Drei Grenzen hat die Ausnahme trotzdem:
- Sie gilt je Umsatz, nicht je Person. Erfasst sind Rechnungen über die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze — für Umsätze außerhalb dieser Steuerbefreiung gelten die allgemeinen Regeln.
- Sie hängt am Kleinunternehmer-Status. Wer die Umsatzgrenzen überschreitet und zur Regelbesteuerung wechselt, fällt unter die allgemeine Versandpflicht für inländische B2B-Umsätze — ab 2028 ohne Übergangsfrist (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Sie gilt für das Ausstellen, nicht für das Empfangen. Dazu gleich mehr.
Freiwillig E-Rechnungen versenden dürfen Kleinunternehmer selbstverständlich trotzdem — seit dem 1. Januar 2025 ist dafür zwischen inländischen Unternehmen keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig.
Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist, ausdrücklich auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Laut BMF-FAQ genügt dafür formal ein E-Mail-Postfach; zustimmen müssen Sie einer eingehenden E-Rechnung nicht.
Praktisch heißt „empfangen können“ mehr als „eine E-Mail bekommen“: Der strukturierte XML-Datensatz ist das steuerliche Original und muss lesbar gemacht und aufbewahrt werden. Ohne Software, die XRechnung- und ZUGFeRD-Daten anzeigt und archiviert, bleibt die Rechnung faktisch unlesbar.
Was Sie konkret tun
- Empfang organisieren: ein festes Postfach (oder einen Peppol-Empfangsweg) für eingehende Rechnungen bestimmen.
- Anzeigen und archivieren: Software einsetzen, die die Strukturdaten lesbar macht und den Datensatz als Original aufbewahrt.
- Auf 2027/2028 vorausschauen: Ihre größeren Lieferanten müssen ab 2027 verpflichtend E-Rechnungen versenden — die Zahl eingehender E-Rechnungen steigt dann spürbar.
- Nur bei Wachstum: Wer absehbar aus der Kleinunternehmerregelung herauswächst, nimmt die Versandfähigkeit bei der Softwarewahl gleich mit.
Welche Software kann das?
In unserem E-Rechnung-Vergleich sehen Sie pro Programm, ob es E-Rechnungen erstellt, empfängt und über Peppol versendet — jeder Wert mit Quelle und Prüfdatum. Ob und ab wann Pflichten Sie treffen, zeigt der Pflicht-Check in drei Fragen; den vollständigen Zeitplan mit allen Ausnahmen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.
Offizielle Quellen
- § 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern: gesetze-im-internet.de
- § 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer: gesetze-im-internet.de
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen: gesetze-im-internet.de
- § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsfristen: gesetze-im-internet.de
- BMF-FAQ zur E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de
Alle Gesetzeszitate in diesem Artikel wurden am 21. Juli 2026 direkt an den Gesetzestexten auf gesetze-im-internet.de geprüft.
Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Grenzen und Fristen immer gegen die offiziellen Quellen — Regelungen können sich ändern.